Privacy policy

Informativa sul trattamento dei dati personali

Questa informativa spiega come Como Expert S.r.l., titolare di EbikeLab, tratta i dati personali di chi visita il sito ebikelab.it, acquista online o in negozio, ci scrive via WhatsApp, email o modulo di contatto, e utilizza i servizi di officina e noleggio. È resa ai sensi dell'articolo 13 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e del Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003).

1. Titolare del trattamento

Como Expert S.r.l., con sede legale in viale Lecco 77, 22100 Como, nella persona del legale rappresentante pro tempore.
Email di contatto: info@ebikelab.it

2. Quali dati trattiamo

• Dati di navigazione: indirizzo IP, tipo di browser e dispositivo, pagine visitate. Per i cookie consulta la Cookie Policy del sito.
• Dati anagrafici e di contatto: nome, cognome, email, numero di telefono, indirizzi di spedizione e fatturazione, codice fiscale o partita IVA quando servono per la fattura.
• Dati di acquisto: prodotti acquistati, ordini, resi, garanzie. I pagamenti con carta sono gestiti direttamente dai fornitori dei servizi di pagamento: non conserviamo i dati della tua carta.
• Contenuto delle conversazioni: i messaggi che ci scrivi via WhatsApp, email o modulo di contatto, comprese foto e documenti che scegli di inviarci.
• Dati di officina e noleggio: modello e numero di telaio della bici, interventi eseguiti, ricambi sostituiti, foto dello stato del mezzo all'accettazione, contratti di noleggio e documento di identità del noleggiatore.
• Preferenze e consensi: i consensi che ci hai dato o negato, con data, canale e testo della richiesta.

Ti chiediamo di non inviarci in chat o via email dati particolari, come informazioni sulla salute, se non sono strettamente necessari al servizio che ci chiedi.

3. Perché trattiamo i dati, su quale base e per quanto tempo

a. Navigazione sul sito

Per far funzionare il sito e garantirne la sicurezza.
Base giuridica: legittimo interesse del titolare (art. 6.1.f GDPR).

Conservazione: per la durata della sessione, salvo quanto indicato nella Cookie Policy.

b. Acquisti online e in negozio, consegne, fatturazione, resi e garanzia

Per gestire il tuo ordine dalla conferma alla consegna, emettere i documenti fiscali, gestire resi, rimborsi e garanzia legale.
Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR) e adempimento di obblighi di legge fiscali e contabili (art. 6.1.c GDPR).
Conservazione: per la durata del rapporto; i documenti contabili e fiscali per 10 anni, come previsto dalla legge.

c. Richieste di informazioni, preventivi e assistenza

Per rispondere alle domande che ci fai via WhatsApp, email, telefono o modulo di contatto: disponibilità e prezzi dei prodotti, preventivi, stato di un ordine o di una spedizione, resi, assistenza.
Base giuridica: misure precontrattuali o esecuzione del contratto su tua richiesta (art. 6.1.b GDPR).
Conservazione: 12 mesi dall'ultimo contatto se la richiesta non si traduce in un acquisto; 26 mesi dall'ultimo contatto se riguarda un ordine, un intervento o un'assistenza, per coprire la durata della garanzia legale.

d. Officina e noleggio

Per accettare la bici in officina, programmare gli interventi, avvisarti quando è pronta e conservare lo storico dei lavori eseguiti sul tuo mezzo. Per il noleggio, per stipulare e gestire il contratto. Le foto dello stato del mezzo all'accettazione e alla riconsegna servono a tutelare sia te sia noi in caso di contestazioni.
Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR) e legittimo interesse alla tutela dei diritti (art. 6.1.f GDPR) per le foto dello stato del mezzo.
Conservazione: per la durata del rapporto e fino a 26 mesi dall'ultimo intervento o dalla riconsegna del mezzo noleggiato.

e. Assistente automatico e intelligenza artificiale

Quando ci scrivi su WhatsApp o all'indirizzo info@ebikelab.it, la prima risposta può arrivare da un assistente automatico, che ti dichiara sempre di esserlo. L'assistente risponde alle richieste più frequenti (stato dell'ordine, spedizione, resi, disponibilità) usando i dati del tuo ordine, e passa la conversazione a una persona del negozio quando la richiesta esce dai casi previsti. Per comprendere i messaggi meno standard si avvale di un sistema di intelligenza artificiale fornito da un soggetto esterno, che tratta il testo del messaggio solo per generare la risposta.

L'assistente non prende decisioni che producano effetti giuridici nei tuoi confronti o che ti riguardino in modo significativo: le decisioni su ordini, rimborsi, preventivi e garanzie restano sempre a una persona. In qualsiasi momento puoi chiedere di parlare con un operatore scrivendo OPERATORE.
Base giuridica: esecuzione del contratto o misure precontrattuali su tua richiesta (art. 6.1.b GDPR) e legittimo interesse a rispondere in modo rapido e organizzato (art. 6.1.f GDPR).
Conservazione: come al punto c.

f. Avvisi di servizio via WhatsApp ed email

Per inviarti comunicazioni legate a un ordine o a una richiesta che hai fatto: bici pronta per il ritiro, spedizione partita, preventivo pronto, aggiornamenti su un reso o su un prodotto non più disponibile. Non contengono offerte commerciali. Se preferisci ricevere questi avvisi solo via email, basta dircelo.
Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR).
Conservazione: come ai punti b e c.

g. Offerte e novità, con il tuo consenso

Con il tuo consenso ti inviamo novità, offerte e promozioni via email e, se lo scegli, anche via WhatsApp. I due canali sono separati: puoi accettarne uno, entrambi o nessuno. Il consenso ti viene chiesto con una domanda specifica, sul sito, in negozio o in chat, e non è mai una condizione per acquistare o ricevere assistenza. Per inviarti comunicazioni pertinenti, le organizziamo in base alle categorie di prodotti a cui sei interessato o che hai acquistato.
Base giuridica: consenso (art. 6.1.a GDPR e art. 130 del Codice privacy).
Conservazione: fino alla revoca del consenso. In assenza di interazioni, ti chiederemo di rinnovarlo dopo 24 mesi.

h. Suggerimenti per chi è già nostro cliente

Se hai acquistato da noi e ci hai lasciato il tuo indirizzo email, possiamo inviarti via email proposte su prodotti e servizi analoghi a quelli che hai acquistato, ad esempio accessori o ricambi compatibili con la tua bici. Ti informiamo di questa possibilità al momento dell'acquisto e puoi opporti in qualsiasi momento, senza costi, con il link presente in ogni email o scrivendo a info@ebikelab.it. Questa modalità riguarda solo l'email, non WhatsApp.
Base giuridica: legittimo interesse del titolare, nei limiti dell'art. 130, comma 4, del Codice privacy.
Conservazione: 24 mesi dall'ultimo acquisto, o fino alla tua opposizione.

i. Selezione del personale

Per valutare le candidature che ci invii.
Base giuridica: misure precontrattuali su tua richiesta (art. 6.1.b GDPR).
Conservazione: 24 mesi dalla ricezione.

l. Obblighi di legge e tutela dei diritti

Per adempiere a obblighi di legge, a richieste delle autorità e per difendere i nostri diritti in caso di contestazioni.
Base giuridica: obbligo di legge (art. 6.1.c GDPR) e legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR).
Conservazione: per il tempo previsto dalla legge o necessario alla tutela dei diritti.

La registrazione dei consensi (data, canale, testo della richiesta) viene conservata per il tempo necessario a dimostrare che ci sono stati dati correttamente.

4. Il canale WhatsApp

Per comunicare con te su WhatsApp usiamo WhatsApp Business, un servizio del gruppo Meta. I messaggi transitano sull'infrastruttura di WhatsApp e sono visibili al personale EbikeLab autorizzato, sia sul telefono aziendale sia nel nostro sistema di gestione clienti. Il tuo account WhatsApp resta regolato dai termini e dall'informativa privacy di WhatsApp.

• Ti scriviamo per primi solo per avvisi legati a un tuo ordine o a una tua richiesta, oppure per offerte se ci hai dato il consenso per WhatsApp.
• Per non ricevere più offerte su WhatsApp, scrivi STOP in chat: la richiesta viene registrata subito.
• Per parlare con una persona in qualsiasi momento, scrivi OPERATORE.

5. A chi comunichiamo i dati

I dati non vengono diffusi. Possono essere trattati dal personale autorizzato di EbikeLab e comunicati a soggetti che operano per nostro conto come responsabili del trattamento, vincolati da un accordo scritto, appartenenti a queste categorie:

• fornitori della piattaforma di messaggistica (WhatsApp, gruppo Meta);
• fornitore del sistema di intelligenza artificiale usato dall'assistente automatico (Anthropic);
• fornitori di servizi di hosting e dei sistemi informatici che usiamo: sito e-commerce, sistema di gestione clienti, gestionale di negozio, agenzie e consulenti tecnici che li mantengono;
• piattaforma di invio email (MailUp);
• corrieri e piattaforme di tracciamento delle spedizioni;
• fornitori dei servizi di pagamento e istituti bancari;
• consulenti fiscali, contabili e legali.

L'elenco aggiornato dei responsabili del trattamento è disponibile su richiesta scrivendo a info@ebikelab.it. I dati possono essere comunicati alle autorità competenti nei casi previsti dalla legge.

6. Trasferimento dei dati fuori dall'Unione Europea

Alcuni fornitori, in particolare quelli della piattaforma WhatsApp e del sistema di intelligenza artificiale, possono trattare dati anche negli Stati Uniti o in altri paesi fuori dall'Unione Europea. In questi casi il trasferimento avviene sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea, come l'EU-US Data Privacy Framework per i fornitori certificati, oppure delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione. Puoi chiedere informazioni sulle garanzie adottate scrivendo a info@ebikelab.it.

7. Come proteggiamo i dati

Il trattamento avviene con strumenti elettronici e, in parte, su carta, con misure tecniche e organizzative adeguate a garantirne la sicurezza e la riservatezza: accesso riservato al personale autorizzato, credenziali personali, registrazione delle operazioni sui sistemi.

8. I tuoi diritti

In qualsiasi momento puoi chiedere di:

• accedere ai tuoi dati e riceverne copia (art. 15 GDPR);
• correggerli o aggiornarli (art. 16);
• cancellarli, quando non ci sono obblighi di legge che ne impongono la conservazione (art. 17);
• limitarne il trattamento (art. 18);
• riceverli in un formato leggibile da un dispositivo, per trasferirli a un altro titolare (art. 20);
• opporti ai trattamenti basati sul nostro legittimo interesse (art. 21);
• opporti in qualsiasi momento all'invio di comunicazioni commerciali, anche per un solo canale (art. 21 e art. 130 del Codice privacy);
• revocare il consenso che ci hai dato, senza che questo renda illecito quanto fatto prima della revoca (art. 7).

Per esercitare i tuoi diritti scrivi a info@ebikelab.it: ti rispondiamo entro un mese. Per smettere di ricevere offerte puoi anche usare il link di disiscrizione presente in ogni email, o scrivere STOP su WhatsApp.

9. Reclamo

Se ritieni che il trattamento dei tuoi dati violi il GDPR, puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali: www.garanteprivacy.it.

10. Obbligatorietà del conferimento

Il conferimento dei dati necessari a gestire ordini, richieste, interventi di officina e noleggi è indispensabile: senza, non possiamo fornire il servizio richiesto. Il consenso alle comunicazioni commerciali è invece facoltativo, e rifiutarlo non ha alcuna conseguenza sugli acquisti o sull'assistenza.

11. Modifiche all'informativa

Possiamo aggiornare questa informativa per adeguarla a modifiche normative o dei nostri servizi. La versione in vigore è sempre pubblicata in questa pagina, con la data dell'ultimo aggiornamento.

Informativa aggiornata al 30/09/2026.